Polityka prywatności

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem strony internetowej oraz w ramach świadczonych usług edukacyjnych jest:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem:

Kogo i jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od relacji z Conversa Language Centre i celu kontaktu.

• Osoby korzystające ze strony i formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy (jeżeli dotyczy), treść wiadomości oraz inne informacje przekazane dobrowolnie w korespondencji.
• Klienci, rodzice i opiekunowie oraz kursanci dorośli: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane potrzebne do zawarcia i realizacji umowy, organizacji kursu oraz rozliczeń.
• Kursanci małoletni: imię i nazwisko, wiek lub informacje o etapie edukacyjnym potrzebne do organizacji nauki, dane związane z kursem, harmonogramem, frekwencją i postępami oraz — podczas zajęć online — głos i wizerunek przekazywane w czasie rzeczywistym w Microsoft Teams.
• Dane techniczne i statystyczne strony: ograniczone informacje opisane w sekcji „Statystyki korzystania ze strony”.

Prosimy, aby nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do obsługi sprawy lub realizacji usługi.

W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

• Obsługa zapytań i komunikacja przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz, w odpowiednim zakresie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Zawarcie i realizacja umowy oraz organizacja usług edukacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w relacjach B2B także art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie niezbędnej organizacji szkolenia.
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego i IT — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Realizacja ustawowych obowiązków związanych z ochroną małoletnich i weryfikacją osób dopuszczanych do pracy z małoletnimi — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa.
• Własne statystyki strony internetowej — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.

Dzieci i młodzież

Conversa Language Centre świadczy usługi edukacyjne również osobom małoletnim. Dane małoletnich pozyskujemy przede wszystkim od rodziców lub opiekunów prawnych oraz w zakresie niezbędnym bezpośrednio od kursanta podczas realizacji zajęć.

Podczas lekcji online w Microsoft Teams obraz i głos mogą być przesyłane w czasie rzeczywistym w zakresie potrzebnym do prowadzenia zajęć. Conversa Language Centre nie wykorzystuje wizerunku ani głosu małoletnich do promocji lub marketingu bez odrębnej, wyraźnej podstawy prawnej, w szczególności wymaganej zgody.

Zajęcia nie są nagrywane przez Conversa Language Centre jako standardowa praktyka. Ewentualne nagrywanie wymagałoby odrębnej decyzji, podstawy prawnej i uprzedniej informacji dla zainteresowanych osób.

Zasady bezpieczeństwa dzieci i młodzieży opisują także Standardy Ochrony Małoletnich oraz wersja skrócona dla młodzieży.

Zajęcia online i Microsoft 365

Do prowadzenia zajęć online, komunikacji i obsługi organizacyjnej wykorzystujemy usługi Microsoft 365, w tym Microsoft Teams. W zależności od sposobu udziału w spotkaniu mogą być przetwarzane dane identyfikacyjne, informacje techniczne oraz przekazywany w czasie rzeczywistym głos i wizerunek uczestnika.

Zakres danych ograniczamy do tego, co jest potrzebne do realizacji zajęć, komunikacji i zapewnienia bezpieczeństwa usługi.

Statystyki korzystania ze strony

W celu oceny funkcjonowania strony, zainteresowania ofertą i skuteczności działań promocyjnych prowadzimy własne, ograniczone statystyki serwisu.

Statystyki są tworzone w naszej własnej infrastrukturze serwerowej. Nie korzystamy w tym celu z Google Analytics, Meta Pixel ani innych zewnętrznych platform analitycznych lub reklamowych.

Korzystamy z prostych statystyk, które pomagają nam sprawdzić, które części strony są najczęściej odwiedzane, które elementy oferty budzą zainteresowanie oraz czy strona jest wygodna i czytelna. Możemy zliczać m.in. odwiedzane podstrony, źródło wejścia na stronę, parametry kampanii (UTM), podstawowe informacje o urządzeniu i przeglądarce, wersję językową strony, kliknięcia w przyciski lub odnośniki prowadzące do kontaktu lub oferty, rozpoczęcie wypełniania formularza oraz to, jak daleko odwiedzający przewijają stronę. Na podstawie czasu tych zdarzeń możemy także tworzyć ogólne zestawienia według godzin i dni tygodnia.

Nie zapisujemy adresów IP ani lokalizacji użytkowników. Nie gromadzimy też treści wpisywanych do formularza ani danych pozwalających rozpoznać konkretną osobę. Nie tworzymy profili użytkowników i nie śledzimy ich pomiędzy kolejnymi wizytami na stronie.

Statystyki mają charakter zbiorczy i służą wyłącznie do oceny działania strony, zainteresowania naszą ofertą oraz skuteczności działań promocyjnych.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na analizie funkcjonowania serwisu, skuteczności prezentowania oferty i działań promocyjnych oraz ulepszaniu strony.

Surowe dane analityczne przechowujemy nie dłużej niż 90 dni. Zagregowane statystyki, które nie służą identyfikacji konkretnej osoby, mogą być przechowywane dłużej.

Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania, które nie prowadzą do współpracy: co do zasady 12 miesięcy od zakończenia kontaktu.
• Dane operacyjne kursu: przez czas trwania kursu, a po jego zakończeniu są usuwane lub archiwizowane zależnie od dalszej potrzeby.
• Dokumentacja organizacyjna i historia zajęć: do 5 lat po zakończeniu współpracy, o ile dalsze przechowywanie jest potrzebne do dokumentowania realizacji usług, rozliczeń lub ochrony przed roszczeniami.
• Szczegółowe dane edukacyjne, postępy i uwagi dydaktyczne: co do zasady do 2 lat po zakończeniu kursu, chyba że istnieje uzasadniona potrzeba dłuższego przechowywania.
• Dane finansowo-księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Dane dotyczące roszczeń: do upływu właściwych terminów przedawnienia.
• Surowe dane analityczne WWW: maksymalnie 90 dni.

Komu mogą być przekazywane dane

Dane mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu, w szczególności:

• OVHcloud — dostawca hostingu strony, aplikacji i bazy danych,
• Microsoft — dostawca usług Microsoft 365 i Microsoft Teams,
• w okresie przejściowym także usługi Google wykorzystywane do obsługi poczty elektronicznej,
• biuro rachunkowe / podmioty obsługujące rozliczenia — w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków finansowo-księgowych,
• upoważnieni lektorzy i współpracownicy — wyłącznie w zakresie potrzebnym do prowadzenia i organizacji zajęć,
• podmioty świadczące obsługę techniczną, prawną lub informatyczną, gdy jest to potrzebne i zgodne z prawem,
• uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z globalnych dostawców technologicznych, w szczególności Microsoft oraz przejściowo usług Google, w określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane przy udziale podmiotów lub infrastruktury poza EOG.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, odbywa się on z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, odpowiednich do konkretnego transferu i dostawcy.

Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO mogą przysługiwać prawa do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora,
• cofnięcia zgody, jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

W celu realizacji praw można skontaktować się pod adresem . Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak danych umożliwiających kontakt może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi. Dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub wykonania obowiązków prawnych muszą zostać podane w zakresie wymaganym dla danego celu.

Cookies i pamięć lokalna przeglądarki

Strona może korzystać z rozwiązań technicznych niezbędnych do jej prawidłowego działania.

W pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage) zapisujemy wyłącznie funkcjonalną preferencję językową użytkownika, aby serwis mógł zapamiętać wybór wersji PL lub EN. Informacja ta nie jest wykorzystywana do analityki, reklamy ani profilowania.

Nasze własne statystyki strony nie wykorzystują analitycznych cookies, localStorage ani sessionStorage i nie tworzą trwałego identyfikatora odwiedzającego. Nie korzystamy z Google Analytics ani Meta Pixel.

Jeżeli w przyszłości wprowadzimy technologie wymagające zgody, użytkownik otrzyma możliwość dokonania wyboru przed ich uruchomieniem.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane przez Conversa Language Centre do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika ani do profilowania reklamowego.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, w tym szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu, minimalizację zakresu danych, kopie zapasowe i zasady poufności. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Standardy ochrony małoletnich

W związku z prowadzeniem działalności edukacyjnej dla dzieci i młodzieży Conversa Language Centre posiada Standardy Ochrony Małoletnich określające zasady bezpiecznych relacji, reagowania na zagrożenia, zgłaszania incydentów i wspierania małoletnich.

Pełna wersja Standardów Ochrony Małoletnich
Wersja skrócona dla młodzieży

Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian sposobu działania strony, zakresu usług, wykorzystywanych dostawców lub przepisów prawa. Aktualna wersja będzie zawsze dostępna na oficjalnej stronie Conversa Language Centre.